Da sempre le grandi trasformazioni sono avvenute in relazione all’evolversi delle tecniche comunicative.

Pensiamo all’invenzione della stampa a caratteri mobili a metà del 1400 ed il conseguente impulso alla diffusione delle informazioni rendendole accessibili ad un pubblico più ampio. Non a caso in questo secolo si registrarono profondi cambiamenti nella sfera sociale, politica e religiosa. Un evento che con la successiva scoperta delle Americhe nel 1492 portò all’Epoca Moderna ed al Rinascimento.

Dal lontano 1400 ai giorni nostri si possano citare per contributo innovativo molte altre importanti invenzioni o scoperte.
Direi prima fra tutte la pila e l’elettricità, poi nel 1800 il telegrafo seguito dal telefono, la locomotiva a vapore e successivamente l’automobile, nel 1900 l’aereo con i tentativi dei fratelli Wright.
Più recentemente il cinema, la radio e la televisione, tuttavia per arrivare ad un fatto di pari impatto alla citata invenzione della stampa occorre giungere sino alla metà del secolo scorso con i primi esperimenti militari che diedero origine ad Internet come noi lo conosciamo.
L’utilizzo della rete e le applicazioni messe a disposizione degli utenti rapidamente sono diventate il principale mezzo di comunicazione di massa, superando teoricamente ogni barriera di spazio e tempo.

Purtroppo ogni mezzo pensato dall’uomo per scopi pacifici può assumere anche aspetti negativi, infatti oggi sono numerosi i rischi presenti nell’ambiente web, dalle truffe a fenomeni anche di maggior gravità.

Tornando alle parole del titolo, nella piena consapevolezza dei vantaggi, vogliamo analizzare alcune negatività determinate dall’uso distorto od improprio del mezzo.

Partiamo dalla email: efficace per trasmettere informazioni o ridurre i tempi di risposta ad una domanda. Purtroppo tale efficacia è spesso ridotta dal numero di newsletter che giornalmente molti di noi ricevono e che forse non hanno il necessario tempo di leggere ed elaborare.
Un vero peccato!
A conferma alcuni browser permettono di dividere la posta ricevuta in “Importante o Principale” – “Social” – “Proposte Commerciali o Promozioni”.

Arriviamo ai sistemi di chat o simili che consentono un approccio quasi immediato, possono rappresentare una valida alternativa alla classica telefonata ma diventano in molti casi ingestibili quando utilizzate all’interno di gruppi generano ridondanza di messaggi, peggio se usate per inviare richieste di preventivo magari con contenuti di schede tecniche e disegni. Inoltre da considerare la mancanza di un riscontro preciso e la difficoltà di archiviazione puntuale del ricevimento e dell’invio oltre alla sicurezza dei dati che in qualche caso possono essere riservati.

A mio parere, dovendo scegliere quali applicazioni utilizzare tra quelle a nostra disposizione, fondamentale stimarne la validità sulle tempistiche globali effettivamente recuperate, oltre che alla semplicità di utilizzo.

Segue qualche suggerimento tratto dalla mia personale esperienza che, se può essere utile, condivido volentieri circa la gestione degli strumenti e delle metodologie.

Ricezione email

– selezionare le risposte in funzione della reale urgenza, se la risposta richiede qualche giorno per l’elaborazione inviare una mail di cortesia chiarendo la necessità di tempo per evadere la richiesta
– mantenere, per quanto possibile, un ordine cronologico secondo la data di ricezione, evitare di assecondare i “salti di fila” non dare precedenza a chi senza valido motivo è più insistente
– controllare periodicamente la cartella “SPAM”, può capitare che vi finiscano per errore anche email valide

News Letter

– verificare il grado di interesse agli argomenti trattati ed archiviare quelle ritenute importanti, se vi capita di accantonare un messaggio con la motivazione “forse lo leggerò dopo” controllare se questo avviene, se rimane nella cartella per un tempo superiore alla settimana e la cosa si ripete più volte forse è bene procedere a cancellare l’iscrizione (idem se cestinata senza leggere). Dare sempre una motivazione alla cancellazione, i vostri suggerimenti serviranno al mittente per ottimizzare la comunicazione

Inviti a webinar ed altri eventi via web

– accertarsi della validità dell’evento, controllare il programma ed i relatori. Accettare l’invito in funzione della personale utilità tenendo presente che la risorsa tempo è molto importante, anche in questo caso per chiarezza nei confronti dell’organizzatore motivare l’eventuale rifiuto

Cellulare, Chat & Messagistica

Nel caso di queste applicazioni è più difficile dare suggerimenti in quanto dipende dal tipo di attività svolta e dalla struttura di appartenenza.
In generale evitare per quanto possibile interruzioni durante fasi di lavorazione che richiedano particolare concentrazione, in occasione di riunioni e durante incontri di lavoro, a tale scopo usare i messaggi di segreteria del dispositivo.